BUKU KERJA PENGURUS SOSIAL SERVICE CENTER (SSC)

BUKU KERJA PENGURUS SOSIAL SERVICE CENTER (SSC)

Periode 2007/2008

ADMINISTRASI

Bidang Kepatutan dan Kelayakan :

1. Bidang Kepatutan dan Kelayakan memiliki 4 surat masuk yang sifatnya permanen yaitu : surat permohonan pinjaman, surat kepatutan dan kelayakan pinjaman, surat permohonan bantuan kegiatan lembaga dan surat kepatutan dan kelayakan proposal kegiatan lembaga
2. Setiap surat masuk yang telah diterima oleh Bidang Kepatutan dan Kelayakan dikelompokkan menjadi 2 bagian. Pinjaman yang terdiri dari file yang diterima dan ditolak, begitu pula dengan proposal kegiatan.
3. Setiap pinjaman yang diterima oleh Bidang Kepatutan dan Kelayakan wajib dicatat oleh Bidang Kepatutan dan Kelayakan ke dalam buku penagiahan untuk diproses lebih lanjut.
4. Setiap proposal kegiatan yang diteriam oleh Bidang Kepatutan dan Kelayakan wajib dicatat dan dilaporkan kepada Bendahara
5. Bidang Kepatutan dan Kelayakan wajib mencek buku setiap harinya.

Bidang Penagihan :

1. Bidang Penagihan bertugas mencatat dan melaporkan kepada Bendahara setiap formulir pinjaman yang telah di catat oleh Bidang Kepatutan dan Kelayakan pada buku penagihan.
2. Setiap transaksi pengembalian Bidang Penagihan wajib menyetor kepada bendahara
3. Peminjam yang telah jatuh tempo dan tidak ada konfirmasi penangguhan pinjaman wajib dilaporkan dan dicatat kepada Bidang Sanksi dan Hukum
4. Setiap pembayaran pinjaman Bidang Penagihan wajib mencatatnya kedalam buku penagihan sesuai dengan angsuran yang dibayar, jika lunas diberi stempel lunas
5. Bidang Penagihan memberikan surat penagihan seminggu sebelum jatuh tempo

Bidang Sanksi dan hukum :

1. Bidang Sanksi dan Hukum menindak lanjuti peminjam yang telah jatuh tempo, dengan menghubungi pihak peminjam baik lisan maupun tulisan (melalui surat pemberitahuan) jika tidak diperoleh respon maka Bidang Sanksi dan Hukum wajib memberikan sanksi.
2. Adapun sanksi yang diberiakn kepada peminjam yaitu:

a) Denda sebesar 20 % dari sisa angsuran.

b) Penempelan nama-nama mahasiswa yang tidak melakukan konfirmasi ke SSC setelah menerima surat teguran dari Bidang Sanksi dan Hukum.

c) Proses ditingkat akademik berupa penghambatan dalam proses pengambilan KHS maupun kartu ujian ( bagi mahasiswa yang masih kuliah )

d) Sedangkan bagi mahasiswa yang telah diwisuda maka Bidang Sanksi dan Hukum bekerja sama dengan pihak Biro akademik agar ijazah mahasiswa yang bersangkutan tidak diberikan sebelum mendapat surat bebas SSC

3. Bidang Sanksi dan Hukum selalu menjalin kerjasama dengan pihak Biro akademik mengenai pemberitahuan setiap semester mengenai adanya pembayaran iuran wajib bagi mahasiswa. Dimana iuran yang dipungut bagi mahasiswa Rp. 50.000,- /mahasiswa baru BP 2006 dan 2007 di tahun awal perkuliahan, dan Rp. 5000,- / mahasiswa lama setiap semester.
4. Bidang sanksi hukum harus bekerja pro aktif lagi agar ke colongan pembayaran dapat diperkecil.
5. bidang Sanksi dan Hukum wajib membuat buku catatan atas penunggakan pinjaman seperti rekomendasi buku pada LPJ periode yang akan datang.

Bidang pengaduan dan Pelayanan Umat :

1. Bidang Pengaduan dan Pelayanan Umat mengaloksikan anggotanya setiap hari karena tugas pelayanan umat memberikan pelayanan kepada mahasiswa

2. Bidang Pengaduan dan Pelayanan Umat memiliki buku catatan yang didalamnya memuat jenis-jenis pengaduan yang masuk saat itu.

3. Pinjaman atau sumbangan proposal kegiatan yang masuk dicatat oleh Bidang Pengaduan dan Pelayanan Umat ke buku kepatutan dan kelayakan, sedangkan proposal dan formulir dimasukkan ke box file kepatutan dan kelayakan.

4. Bidang Pengaduan dan Pelayanan Umat wajib mengetahui segala proses penilaian pinjaman atau penerimaan proposal kegiatan.

5. Pengadaan santunan yang diterima oleh Bidang Pengaduan dan Pelayanan Umat diberitahukan oleh Bidang Pengaduan dan Pelayanan Umat kepada bendahara termasuk filenya.

Asisten Direktur Arsip

1. Asisten Direktur Arsip bertugas mengelompokan file yang ada di SSC, seperti :
1. Arsip SK pengurus dan biodata pengurus
2. Data base mahasiswa yang terdafatar di Faperta. Disini juga harus terlihat data mahasiswa yang belum membayar iuran SSC
2. Asisten Direktur Arsip bertugas mendata inventarisasi SSC
3. Asisten Direktur Arsip bertugas membuat box file arsip naik itu fofmulir pinjaman yang diterima atau yang ditolak Bidang Kepatutan dan Kelayakan, proposal kegiatan, program kerja lembaga
4. Asisten Direktur Arsip bertugas memperbanyak foto copy surat / formulir yang dibutuhkan.

Asisten Direktur Administrasi :

1. Asisten Direktur Administrasi Memberi penomoran surat
2. Bekejasama dengan Asisten Direktur Arsip membuat data base mahasiswa
3. No surat masuk dimulai dengan No 5, sedangkan surat keluar No 3, karena no surat masuk 1 – 4 no surat permanent begitu juga surat keluar.
4. membuat piagam penghargaan
5. Bekerjasama dengan direktur dan pengurus lain
6. pembuatan kartu anggota dan kartu pengurus
7. Membuat file surat di computer.

BIDANG PELAYANAN UMAT

SYARAT DAN CARA MENGAJUKAN SANTUNAN PADA

BIDANG PENGADUAN DAN PELAYANAN UMAT

Syarat – syarat :

1. Mahasiswa pertanian terdaftar
2. Sudah membayar iuran SSC
3. Mengalami musibah berupa :
1. Sakit dirawat dirumah maupun di rumah sakit dengan kriteria yang telah ditentukan SSC ( melampirkan surat keterangan dokter )
2. Orang tua atau mahasiswa itu sendiri meninggal dunia
3. Rumah orang tua atau kost mengalami bencana alam baik banjir, kebakaran, gempa bumi maupun bencana alam lainnya
4. Mengisi formulir santunan

Caranya :

Bendum

Difollow up-i PU

Mengajukan santunan ( isi formulir )

Alur Pembukuan :

Setelah pengaju mengisi formulir santunan, santunan tersebut di ACC oleh Bendum lalu dicatat dibuku Pengaduan dan pelayanan umat dengan mengisi nomor surat yang disesuaikan dengan nomor surat yang masuk sebelumnya.

Dengan format sebagai berikut :

No / 01 / B / SSC – FPUA / bulan / th

Contoh : 38 / 01 / SSC – FPUA / IX / 2006

Lalu mencatat Nama penerima santunan, musibah yang dialami, dan jumlah dana yang diterimanya.

BIDANG KEPATUTAN DAN KELAYAKAN

A. Pelayanan untuk Pinjaman

1. Saat calon peminjam datang, pertama sekali berikan formulir permohonan pinjaman.
2. Pemohon mengisi formulir tersebut dan meminta tanda tangan DK SSC, serta tanda tangan PA / Pembimbing atau Ketua Jurusan (khusus ketua jurusan harus memakai stempel jurusan yang bersangkutan).
3. Memenuhi persyaratan peminjaman, yaitu :

· Sudah membayar iuran SSC sampai semester tersebut.

· Mencantumkan pas foto ukuran 2 x 3 sebanyak 1 lembar.

· Menyertakan foto copy kartu mahasiswa. Khusus mahasiswa angkatan 2006 dan 2007, menyertakan kartu anggota SSC.

4. Mengembalikan formulir peminjaman dan memenuhi syarat-syarat peminjaman diatas.
5. Mengikuti wawancara yang dilakukan oleh Bidang Kepatutan dan Kelayakan yang jadwalnya sudah ditentukan sebelumnya.
6. Bidang Kepatutan dan Kelayakan memfollow-upi pengajuan tersebut dan jika sudah diperoleh keputusan, maka hasilnya akan diberitahukan kepada semua pengurus baik berupa pemberian memo dipapan pengumuman maupun pemberitahuan secara lisan.
7. Pemohon dapat segera mengetahui hasil keputusan tersebut baik dari pengurus yang piket maupun Bidang Kepetutan dan Kelayakan langsung.

B. Pelayanan untuk Pengajuan Bantuan Dana Lembaga

1. Lembaga mengajukan proposal kegiatan yang disertai dengan surat mohon bantuan dana.
2. Bidang Kepatutan dan Kelayakan memfollow-upi proposal tersebut apabila lembaga yang bersangkutan sudah menyerahkan program kerja lembaganya serta LPJ kegiatan yang sudah dilakukan sebelumnya.
3. Mengikuti wawancara yang dilakukan oleh Bidang Kepatutan dan Kelayakan yang jadwalnya sudah ditentukan sebelumnya.
4. Bidang Kepatutan dan Kelayakan memfollow-upi pengajuan tersebut dan jika sudah diperoleh keputusan, maka hasilnya akan diberitahukan kepada semua pengurus baik berupa pemberian memo dipapan pengumuman maupun pemberitahuan secara lisan.
5. Pemohon dapat segera mengetahui hasil keputusan tersebut baik dari pengurus yang piket maupun dari Bidang Kepetutan dan Kelayakan langsung.

Diagram Alir Kerja Bidang Kepatutan dan Kelayakan

Bidang PU

Pengaju pinjaman

Proposal Lembaga

Pengaju santunan

Surat Kepatutan dan Kelayakan

Surat Kepatutan dan Kelayakan

BIDANG PENAGIHAN

Alur kerja Bidang Penagihan :

1. Setelah calon peminjam di ACC oleh Bidang Kepatutan Kelayakan, bidang Penagihan mulai dengan memasukkan nama peminjam kedalam buku penagihan sekaligus menentukan tanggal jatuh tempo peminjam.
2. Untuk Peminjam yang akan jatuh tempo terus di monitor oleh Bidang Penagihan, dengan cara terus memeriksa peminjam-peminjam yang akan jatuh tempo. Peminjam yang akan jatuh tempo 2 minggu kedepan, dilaporkan kepada Bidang Sanksi & Hukum untuk kemudian diberikan surat pemberitahuan jatuh tempo oleh Bidang Sanksi& Hukum.
3. Untuk peminjam yang telah jatuh tempo dan belum membayar, serta tidak memberikan permohonan penangguhan maka akan diberikan surat peringatan yang sekaligus berarti jatuhnya sanksi seperti telah disepakati.
4. Untuk peminjam yang mengajukan permohonan penangguhan, maka diberikan formulir penangguhan pembayaran yang ada di administrasi dan disepakati kapan waktu terakhir pembayaran tanpa ada perpanjangan waktu lagi.
5. Saat ada pembayaran, maka bidang penagihan harus sudah membubuhkan tanda/stempel lunas di buku penagihan.

PROSEDUR KERJA BIDANG SANKSI DAN HUKUM (S&H)

1. Terhadap Peminjam yang Menunggak atau Bermasalah
• Koordinasi dengan Bidang Penagihan Mengenai data-data peminjam yang menunggak atau bermasalah. Peminjam yang menunggak atau jatuh tempo dikenakan denda sebesar 20 % dari jumlah total peminjaman.
• Memberikan teguran baik secara tertulis (melalui surat pemberitahuan) maupun secara lisan kepada para peminjam yang menunggak atau bermasalah untuk segera menyelesaikan urusannya ( pinjamannya ) kepada SSC.
• Bidang Sanksi dan Hukum menindak lanjuti peminjam yang telah diberi surat pemberitahuan tetapi tidak memberikan respon yang positif, maka Bidang Sanksi dan Hukum wajib memberikan sanksi sosial berupa penempelan nama-nama mahasiswa yang bermasalah tersebut di seluruh mading-mading dan papan pengumuman di Fakultas pertanian.
• Apabila tidak ada respon positif dari peminjam untuk menyelesaikan urusannya di SSC, maka kasus ini akan dibawa ke pihak fakultas ( PD III ) selaku anggota dewan kehormatan untuk dimusyawarahkan secara kekeluargaan.
• Apabila tidak selesai juga maka kasus ini akan diteruskan kepada pengadilan sebagai tindakan pidana ( penipuan ).
2. Terhadap Pengurus SSC

· Memberikan surat teguran 1 kepada pengurus yang tidak disiplin dengan jabatannya, baik dalam kehadirannya maupun dalam kinerjanya di SSC.

· Memberikan surat teguran 2 kepada pengurus yang setelah diberikan surat teguran 1 tidak juga mengalami perubahan (peningkatan) kearah yang lebih baik.

· Memberikan surat pemberhentian kepada pengurus yang setelah diberikan 2 surat teguran (1 & 2) tidak mengalami perubahan kearah yang lebih baik (masih melakukan masalah yang sama).

Catt : Penilaian (evaluasi) kinerja pengurus SSC akan dilihat dari intensitasnya

(daftar hadirnya) ke sekretariat SSC.

Alur peminjaman di SSC :

Peminjam → Bid. KK → Bendahara → Bid. PNG → Bid. S & H

Alur peminjaman yang telah jatuh tempo :

S & H

Prosedur sanksi dan hukum terhadap pengurus yang kurang aktif :

Resuffel

Presidium

Direktur

Hidup SSC

Semangat.. Bergerak dalam keterbatas. Kompak dengan kebersamaan. SSC yang beranggotakan 20 orang pejuang sosial sejati [cieeeee.. lebay], siap melayani mahasiswa Pertanian yang mebutuhkan bantuan dalam bentuk pinjaman [uang untuk alasan yang jelas tentunya] dan santunan bagi mahasiswa yang sedang mengalami kemalangan.

Walau begitu, SSC tetaplah memiliki banyak kekurangan yang perlu diperbaiki segera. Sangat diharapkan masukan dari semua pihak untuk SSC FP UA.
Pelayanan yang sigap, penuh senyuman dan sensitif terhadap kondisi saudara kita di pertanian adalah hal-hal yang terus kami upayakan dari dulu, sekarang dan selamanya.

Mohon doa semuanya.. Semoga kami dapat selalu memberikan yang terbaik. Do the best.